Starši uveljavljajo znižano plačilo vrtca z obrazcem Vloga za znižano plačilo vrtca (DZS, obrazec VRT/1) najmanj 15 dni pred vstopom otroka v vrtec. Starši s stalnim prebivališčem v Mestni občini Ljubljana oddajo Vlogo za znižano plačilo vrtca v knjigovodstvu vrtca na Praprotnikovi ulici 2.  Ostali starši pa oddajo vlogo na občini svojega stalnega prebivališča.

Za otroke, ki se vključijo v vrtec med letom, se zniža­no plačilo uveljavi, če starši oddajo vlogo najmanj 15 dni pred dejanskim vstopom otroka. Če starši zamudijo rok, se znižano plačilo uveljavi s prvim dnem naslednjega meseca.

Če vloga ni popolna, se vlagatelja pisno opozori in mu določi rok za odpravljanje pomanjkljivosti. V kolikor vloga ni v roku dopolnjena, se šteje kot da ni bila oddana.

Starši imajo pravico vse spremembe, ki vplivajo na socialni položaj družine, uveljavljati z dokazili. Starši, ki ne uveljavljajo pravice za znižano plačilo vrtca, plačajo 80% cene programa. Plačilo staršev določi občina na podlagi lestvice, ki starše razporeja v plačilne razrede. Starši plačajo največ 80% in najmanj 10% cene programa, v katerega je vključen otrok.

Če starši prejemajo pomoč Centra za socialno delo, so plačila vrtca oproščeni za čas trajanja odločbe. Starši s stalnim prebivališčem v Mestni občini Ljubljana, lahko uveljavljajo rezervacijo enkrat letno, v obdobju od 1. junija do 30. septembra. To pomeni, da je otrok  strnjeno odsoten najmanj en in največ dva meseca. Starši s stalnim prebivališčem v drugih občinah, se o možnostih rezervacije pozanimajo na svoji občini stalnega prebivališča.

V primeru odsotnosti otroka, se plačilo zniža za stroške prehrane, če starši  odsotnost otroka javijo do 8.30 ure, za naslednji dan.